Успех работы любого заведения общественного питания зависит от ряда факторов: удачного расположения, дизайна, оснащения, площади помещения, профессионализма проектировщиков, организаторов, руководителей и служащих. 

На начальном этапе организации кафе особое значение имеют проектные работы.

Проектирование кафе начинается с этапа создания технического задания, определяющего площадь, производственную мощность и характер заведения, форму обслуживания клиентов, количество посадочных мест, а также будущее меню. Ассортимент предлагаемых блюд является отправной точкой для подбора бытовой техники и кухонного оборудования, которое учитывает характер открываемого заведения, будь то классическое кафе, кафе-кофейня с восточным колоритом, чайная в истинно английском стиле, кафе-пекарня с изысканными круассанами и тарталетками, тематическое кафе или шоколадная мастерская. 

Далее производится технологический расчет, согласно которому будут вестись проектные и строительные работы.

На следующем этапе проектирования выполняется дизайнерский проект кафе в виде 3D-модели внутренних помещений. Этот этап благодаря наглядности позволяет оценить будущее помещение глазами персонала и посетителей и при необходимости модифицировать проект до начала строительных работ.

Особое внимание в дизайне уделяется залу обслуживания клиентов. Здесь проектировщики учитывают все аспекты: и оформление интерьера, и месторасположение сцены, и размещение мебели относительно элементов помещения и друг друга.

При проектировании кухни учитывается такие нюансы, как быстрое обслуживание гостей заведения и безопасная работа персонала. Каждый квадратный метр кухни должен использоваться с максимальной эффективностью, а риск получения травмы должен быть сведен до минимума.

В проект кафе также вписываются оптимальные решения по системам безопасности и видеонаблюдения, по беспроводной связи между служащими и музыкальной аппаратуре для развлечения посетителей заведения.

Проектные организации, как правило, берут на себя ответственность за подготовку комплекта документов для утверждения в надзорных государственных органах и получения разрешительных директив на проведение всех планировочных и пусконаладочных работ.

Если с заказчиком подписан договор «под ключ», организации-проектировщики выполняют подбор оборудования и на заключительном этапе выполняют его монтаж и запуск в работу.